Privacy policy

This document is available in Polish only. Recrutate sp. z o.o. operates in Poland and the Polish text below is the legally binding version. If you need help understanding any part of it, write to office@recrutate.pl.

Recrutate sp. z o. o. dokłada wszelkich starań, aby chronić prywatność osób korzystających z Serwisu. Polityka Prywatności służy jako narzędzie pomocy w zrozumieniu, jakie dane zbieramy i w jakim celu oraz do czego je wykorzystujemy.

W niniejszej Polityce Prywatności zawarte są w szczególności informacje o tym, w jaki sposób gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane są informacje o podmiotach, które korzystają z usługi dostępu do Serwisu.

Recrutate Sp. z o.o. dokłada najwyższych starań, aby chronić prywatność osób, których dane przetwarzane są przy wykorzystaniu Serwisu. Recrutate Sp. z o.o. zapewnia także, że zależy jej na przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawnych, zwłaszcza tych, które chronią prywatność Usługobiorców/Klientów, Użytkowników Systemu oraz Kandydatów.

Recrutate Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o dokładne zapoznanie się z Polityką Prywatności przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu oraz przed udostępnianiem i wprowadzaniem danych. Jeżeli Usługobiorca, Użytkownik Systemu lub Kandydat nie wyraża zgody na zasady przetwarzania danych osobowych przez Recrutate Sp. z o.o. lub na gromadzenie swoich danych lub nie zamierza powierzyć w takim zakresie przetwarzania danych osobowych Kandydatów w sposób wskazany w niniejszej Polityce, proszony jest o powstrzymanie się od korzystania z Serwisu.

Każdy Usługobiorca, Użytkownik Systemu oraz Kandydat korzystający z Systemu akceptuje zasady zawarte w niniejszej Polityce Prywatności.

ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Recrutate Sp. z o.o. (dalej „Recrutate") z siedzibą w Warszawie (00-777) przy ul. Władysława Pytlasińskiego 16/13, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001152002, NIP 5214103237, REGON 54075835100000.

KONTAKT

W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci praw, skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: contact@recrutate.ai

PODSTAWA PRAWNA

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej "RODO").

Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na nawiązywaniu i utrzymywaniu stosunków gospodarczych z Klientami, którzy działają przez swoich przedstawicieli i pełnomocników, w tym na prawidłowym ustaleniu wysokości przypadających od Klientów opłat za korzystanie z naszych usług, na prowadzeniu windykacji należności wynikających z Umów oraz na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub innymi organami państwowymi związanymi z zawarciem i wykonaniem Umów; (2) wypełnienie ciążących na Recrutate obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), zawartych w przepisach prawa podatkowego (m.in. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa) oraz w przepisach dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych (m.in. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).

MECHANIZM WYRAŻANIA ZGÓD

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych, udział w rekrutacji oraz zautomatyzowaną analizę odpowiedzi wyrażana jest przez zaznaczenie odpowiednich checkboxów w formularzach systemu. Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w każdej chwili.

DANE USŁUGOBIORCÓW I UŻYTKOWNIKÓW SERWISU

Na potrzeby realizacji usług związanych z korzystaniem z Serwisu, Recrutate przetwarza niezbędne dane Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz osób kontaktowych wskazanych przez Usługobiorcę umożliwiające kontaktowanie się przez Recrutate Sp. z o.o. (imię, nazwisko, stanowisko, adres email, telefon) oraz dokumentowanie współpracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Recrutate jest administratorem danych Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz osób kontaktowych, w zakresie o jakim mowa w zdaniu poprzednim.

Dane te przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) i lit. f) (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią) rozporządzenia RODO.

POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW

Gdy dane kandydatów są wprowadzane przez Usługobiorcę, Recrutate działa jako podmiot przetwarzający (procesor). Usługobiorca jest administratorem danych i zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej podstawy prawnej. Powierzenie następuje na podstawie zaakceptowanego Regulaminu.

DANE KANDYDATÓW

W przypadku, gdy dane Kandydatów są wprowadzane do systemu przez Usługobiorców, administratorem tych danych jest wyłącznie Usługobiorca. Recrutate udostępnia jedynie narzędzie – system, który umożliwia przechowywanie i przetwarzanie danych w sposób uporządkowany i zautomatyzowany. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za legalność przetwarzania danych i zapewnienie, że posiada odpowiednią podstawę prawną (np. zgodę kandydata).

Jeśli Kandydat samodzielnie wprowadzi swoje dane do systemu, administratorem tych danych jest Recrutate. W takim przypadku przetwarzanie danych odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody Kandydata.

ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE I PROFILOWANIE

W ramach procesu rekrutacyjnego, Recrutate może dokonywać zautomatyzowanej analizy odpowiedzi kandydatów (np. transkrypcji z nagrań audio/wideo) przy użyciu narzędzi AI. Celem jest ocena zgodności odpowiedzi z wymaganiami rekrutacyjnymi.

Analiza ta nie prowadzi do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany, lecz wspiera ocenę kandydata przez podmiot prowadzący rekrutację. Kandydatowi przysługuje prawo do sprzeciwu wobec profilowania.

WYKORZYSTANIE DANYCH WPROWADZANYCH PRZEZ USŁUGOBIORCÓW

Wszelkie dane wprowadzone do systemu przez Usługobiorcę pozostają jego własnością. Recrutate nie wykorzystuje ich do żadnych innych celów poza realizacją umowy. Po anonimizacji mogą być wykorzystywane do celów statystycznych.

Z zastrzeżeniem praw osób, których dane dotyczą, Usługobiorca zachowuje pełną kontrolę nad wszystkimi danymi wprowadzonymi do Systemu przez siebie i swoich Użytkowników.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane kandydatów przechowywane są przez czas trwania rekrutacji i do 14 dni po zakończeniu współpracy z Usługobiorcą, chyba że kandydat wycofa zgodę wcześniej.

Dane klientów i użytkowników przetwarzamy przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych, rozliczeniowych lub w uzasadnionym interesie, np. związanym z utrzymaniem konta na bezpłatnym planie, obsługą ponownej aktywacji lub dochodzeniem roszczeń.

WYKORZYSTANIE DANYCH WPROWADZANYCH PRZEZ KANDYDATÓW

Dane wprowadzane do systemu przez Kandydatów są przechowywane, uporządkowane i udostępniane Usługobiorcom. Recrutate nie przetwarza tych danych w inny sposób, poza ich ewentualnym usunięciem.

Recrutate Sp. z o.o. zapewnia, że Kandydaci wyrazili zgodę na udostępnienie swoich danych Usługobiorcom i mogą tę zgodę w każdej chwili wycofać.

Po pobraniu danych przez Usługobiorcę, to on staje się ich administratorem i ponosi odpowiedzialność za ich dalsze, zgodne z prawem przetwarzanie.

PODMIOTY, KTÓRYM POWIERZAMY TWOJE DANE

Twoje dane osobowe przekazujemy naszym dostawcom usług tj. Google, Inc.; AssemblyAI Inc.; Amazon Web Services, Inc.; OpenRouter, Inc; Anthropic PBC; OpenAI Ireland Ltd; Stripe, Inc.

Nasi dostawcy mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Niektórzy spośród naszych dostawców mają siedzibę poza terytorium EOG. W związku z przekazaniem Twoich danych poza terytorium EOG zadbaliśmy, aby nasi dostawcy dawali gwarancję wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności z zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) i z wydanych przez Komisję decyzji o adekwatności (np. Privacy Framework dotyczące transferu do Stanów Zjednoczonych).

Twoje dane osobowe udostępniamy również, jeżeli zwrócą się do nas o to uprawnione organy państwowe, w szczególności jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA

Zapewniamy realizację Twoich uprawnień wskazanych poniżej:

Prawo do cofnięcia zgody - masz prawo do cofnięcia udzielonej zgody, jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody. Cofnięcie zgody działa jedynie na przyszłość i nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez nas zgodnie z prawem przed jej cofnięciem.
Podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO

Prawo do sprzeciwu wobec wykorzystania danych - masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym profilowania, jeżeli przetwarzamy Twoje dane w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes.
Podstawa prawna: art. 21 RODO

Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") - masz prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych Twoich danych osobowych. Masz prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:

wycofałeś określoną zgodę w zakresie, w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę;
Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich danych w celach marketingowych;
wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. wobec wykorzystywania Twoich danych w celu prowadzenia statystyki korzystania z Serwisów i badania satysfakcji), a sprzeciw został uznany za zasadny;
Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Pomimo żądania usunięcia Twoich danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, możemy zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz historię aktywności w Serwisie, które to dane zachowujemy dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z naszych usług.
Podstawa prawna: art. 17 RODO

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych - masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Ograniczenie przetwarzania polega na tym, że czasowo powstrzymamy się od przetwarzania Twoich danych osobowych objętych żądaniem i uniemożliwiamy innym użytkownikom dostęp do tych danych.

Masz prawo do żądania ograniczenia wykorzystania Twoich danych osobowych w następujących przypadkach:

gdy kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas ograniczymy ich wykorzystanie na czas potrzebny nam do sprawdzenia prawidłowości Twoich danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni;
gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych zażądasz ograniczenia ich wykorzystania;
gdy Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Tobie w celu ustalenia, dochodzenia, lub obrony przed roszczeniami;
gdy wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych w celach innych niż cele marketingowe – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, przetwarzając Twoje dane osobowe.

Podstawa prawna: art. 18 RODO

Prawo dostępu do danych - masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, masz prawo:

uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
uzyskać kopię swoich danych osobowych.

Podstawa prawna: art. 15 RODO

Prawo do sprostowania danych - masz prawo do sprostowania i uzupełnienia podanych przez siebie danych osobowych. W odniesieniu do pozostałych danych osobowych masz prawo żądać od nas sprostowania tych danych (jeżeli są nieprawidłowe) oraz ich uzupełnienia (jeżeli są niekompletne).
Podstawa prawna: art. 16 RODO

Prawo do przenoszenia danych - masz prawo otrzymać swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie administratora danych osobowych, np. do innego operatora podobnych serwisów, jeżeli przetwarzamy Twoje dane w oparciu o Twoją zgodę lub w zakresie niezbędnym do wykonania umowy. Masz również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

Twoje dane osobowe wyślemy w postaci pliku w formacie csv. Format csv jest formatem powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych.
Podstawa prawna: art. 20 RODO

ZGŁASZANIE SKARG I WNIOSKÓW

Możesz zgłaszać do nas skargi, zapytania i wnioski dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych oraz żądania dotyczące realizacji przysługujących Ci uprawnień.

Jeżeli w wykonaniu wymienionych powyżej uprawnień, występujesz do nas z żądaniem, spełniamy to żądanie albo odmawiamy jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – nie będziemy mogli spełnić Twojego żądania w ciągu miesiąca, spełnimy je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy, informując Cię uprzednio o zamierzonym przedłużeniu terminu.

Jeżeli uważasz, że Twoje prawo do ochrony danych osobowych lub inne prawa przyznane Ci na mocy RODO zostały naruszone, masz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl.)

ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI

Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na głównych stronach Serwisów, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na wskazany przez Ciebie adres e-mail.